Gestor documental Alfresco vs sistema de archivos

En muchas ocasiones, antes incluso de tener que justificar por qué implantar Alfresco y no otro gestor documental, debemos argumentar a nuestros clientes qué ventajas les aporta usar Alfresco sobre su habitual forma de trabajo, que es, casi siempre, utilizar carpetas en el sistema de archivos de un servidor.

Estos son los argumentos que solemos dar en Soltel:

- Facilidad de explotar la documentación desde otras aplicaciones. Alfresco tiene una API potente a través de la cuál podemos sacar el máximo partido de éste cuando lo integramos con otras aplicaciones.

- Acceso a la información desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde múltiples dispositivos (PC, Dispositivos móviles, Tablets, etc.). Toda la información que necesitamos se encuentra en la red y debidamente protegida. Solo necesitamos una conexión a internet. Ya no hacen falta ni VPNs, ni escritorios remotos.

– No es necesario el acceso al sistema operativo anfitrión, evitando que usuarios puedan visualizar aplicativos o información que no le corresponden.

– Permite la creación de usuarios y asignar permisos de visión de documentación sin necesidad de crear usuarios en el dominio ni asignar permisos sobre el sistema de archivos.

– Permite versionado de información sin necesidad de recurrir a aplicativos de terceros.

– Facilita la copia de seguridad.

– Facilita la búsqueda de información. Este argumento es uno de los más importantes ya que la manera en la que indexa los contenidos Alfresco, propicia búsquedas muy rápidas, que por tanto ahorran tiempo a nuestros clientes.

– Custodia documental. Aumenta la seguridad de la documentación, los archivos se suben al gestor documental no al sistema de ficheros por lo que los archivos no quedarían por ejemplo infectados por virus en caso de que el sistema operativo se infecte.

– Posibilidad de envío de documentos seguros por correo electrónico, enviando la url del documento. Sólo los usuarios con acceso podrán visualizar el documento.

– Facilita el trabajo en equipo. Subir documentación, versionarla y compartirla con las personas que trabajan en el mismo equipo facilita el flujo de la información dentro de la empresa.

– Centralización de la información. La información se centraliza en una única herramienta lo que evita la casuística común de que cada usuario tiene la información en su equipo.

– Alfresco es software OpenSource y cuenta con una reputada comunidad lo que garantiza la calidad del producto, por ello ha sido implantado en gran cantidad de organizaciones como gestor documental.

– Reducción de costes. Ya no es necesario trabajar con documentación física, todo queda almacenado en el gestor documental.

- Posibilidad de crear flujos de trabajo sobre un documento.

- Con Alfresco se puede automatizar, mediante plantillas, la creación de estructuras que se repiten en el tiempo, por ejemplo, la documentación de calidad de los proyectos.

¿Aun no usas Alfresco para gestionar los documentos de tu empresa?, ¿a qué estás esperando?