¿Por qué usar un software BPM?

A partir de mi artículo sobre el BPM Bonita Open Solution, he recibido multitud de consultas relacionadas más con el uso de software BPM en general que con Bonita en particular. Es por ello que me he decidido a escribir este post.

¿Qué es BPM?

Según Wikipedia: Se llama Gestión de procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos dentro de una organización.

Un software BPM da soporte completo al ciclo de vida de un proceso de negocio: análisis, modelado, ejecución y monitorización de los procesos.

Una vez está funcionando el software, es una secuencia estructurada de tareas, algunas de las cuales pueden realizarse en paralelo. Lo que se conoce como Workflow.

Por tanto es un concepto que se asocia a gestión empresarial, estrategia, flexibilidad, y por qué no, agilidad (reconfigurar los procesos).

¿Por qué usar un software BPM?

Porque permite a las empresas definir formalmente sus procesos, analizar los tiempos que tardan en ejecutarse, tener visibilidad en tiempo real de todo lo que está ocurriendo en la empresa, detectar los overhead, los cuellos de botella, desviaciones y procesos redundantes...

Un software BPM debe permitir la redefinición de procesos de manera ágil y efectiva. Por tanto supone someter a las empresas a procesos de mejora continua. Ante una posible revisión de la estrategia, la redefinición de procesos, no sería dramática.

Las aplicaciones basadas en BPM también reducen las tareas humanas pudiendo ejecutar procesos de manera automática. La automatización conlleva una reducción de errores humanos.

Las organizaciones que optan por la implantación de BPMs consiguen:
- Mejorar la atención y servicio al cliente.
- Minimizar el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos.
- Incrementar el número de actividades ejecutadas en paralelo.
- Mejorar la participación y colaboración de todo el personal en los procesos.
- Optimizar los recursos personales y físicos.
- Mejorar la gestión y supervisión de la empresa.
- Reducir errores.
- Vertebrar las integración del resto de herramientas corporativas.

Con todo ello, se consiguen los objetivos finales de las empresas, que son aumentar beneficios y reducir costes.